สวัสดีจ้า สมศรีขอรายงานตัวกับ คอลัมน์ Special Report ที่ จะมีเรื่องราวพิเศษๆ สำหรับชาวโรงงาน ไม่ว่าจะเป็น คน ความรู้ สถานการณ์ ที่ขอรับประกันว่าต้องมีประโยชน์ สุด สุด และ ต้องมาพร้อมกับความพิเศษอย่างสมชื่อ สำหรับคอลัมน์เปิดตัวครั้งนี้ สมศรีขอรายงานเรื่องราวที่ถูกถามมากันมากเหลือเกินจากเพื่อนๆ ชาว โรงงานก็เรื่องการเปลี่ยน Version ของมาตรฐาน ISO 9001:2008 ไงคะ เนื่องจากหลายโรงงานได้รับการรับรองระบบ ISO 9001:2000 แล้ว หลายโรงงานก็กำลังจะรับรองระบบ และอีกหลายโรงงานก็คิดจะเริ่ม ทำระบบ ทำให้เกิดความสงสัยว่า เอ! เราจะต้องทำอย่างไรต่อดีหว่า ใจ เย็นๆ ค่ะ สมศรีจะมาไขข้อข้องใจให้เดี๋ยวนี้

              ก่อนอื่นเรามารู้ที่มาที่ไปของ ISO 9001:2008 สักนิด จริงๆ มาตรฐาน ISO ที่พบเรารู้จักกันเขามีคณะกรรมการร่างมาตรฐานชื่อว่า TC 176 ซึ่งจะมีการปรับเปลี่ยน Version ทุก 5 ปี แต่ปีนี้น่าจะล่าช้า มานิดหน่อย ประมาณ 3 ปีเอง เหตุผลที่ต้องมีการปรับเปลี่ยน Version ก็เพื่อให้ทันยุคทันสมัยและเพื่อเป็นการแก้ไขปัญหาจากการใช้ ISOที่ผ่านมานั่นเอง จากการวิเคราะห์ของผู้เขียนพบว่าแม้ ISO 9001: 2000 จะเน้นให้พวกเราทำ ISO เพื่อ การบริหารมากขึ้น ไม่เน้นให้มี เอกสารมาก โดยให้มีเท่าที่จำเป็น แต่ก็ยังเกิดปัญหาอีก ซึ่งปัญหาที่พบ ไม่พ้นในเรื่องภาระที่เกิดขึ้นมากมาย มีเอกสารหรือแบบฟอร์มต่างๆ ที่ จำเป็นต้องทำโดยผู้ที่ทำก็ยังไม่เข้าใจว่าทำไปทำไม ที่ทำงานแบบเดิม ก็ไม่เห็นจะมีปัญหาอะไร เราจะยกตัวอย่างเพื่อความกระจ่างกัน เช่น มีโรงงานเป็น OEM ซึ่งมีลูกค้าอยู่รายเดียวและลูกค้าเป็นผู้กำหนดให้ซื้อวัตถุดิบจาก Supplier ที่ลูกค้าเลือกไว้แล้ว แต่ผู้จัดการแผนกจัด ซื้อต้องมีการประเมิน Supplier รายใหม่โดยกรอกข้อมูลในแบบฟอร์ม ซึ่งมีเนื้อหาประมาณ 2 แผ่น โดยที่โดนสั่งการไว้ว่า ต้องทำนะถ้าไม่ ทำเดี๋ยว Auditor มา ตรวจแล้วจะไม่ผ่าน ซึ่งความจริงภาระงานประจำ ก็มากโขแถมต้องมาทำงานที่ไม่รู้ว่าทำไปแล้วได้ประโยชน์อย่างไร เพราะองค์กรก็ไม่มีอำนาจในการคัดเลือกอยู่แล้ว นี่เป็นเพียงแค่ 1 ตัว อย่างที่สมศรีได้ยินได้ฟังมา คิดว่าเพื่อนๆ หลายคนคงมีปัญหาที่คล้าย กัน ถ้าถามว่าแล้วทำไมจึงเป็นเช่นนั้น ก็พอมีคำตอบมาให้ดังนี้ค่ะ      

        1. จัด ระบบโดยขาดการคำนึงถึงสภาพทางธุรกิจขององค์กร เป็นอย่างไรน่ะเหรอคะก็เป็นดังตัวอย่างที่ยกให้ดูไงคะ จะเห็นว่าองค์กร นี้ด้วยสภาพการทำธุรกิจไม่เอื้อที่จะมานั่งทำระบบการคัดเลือกรายใหม่เพราะ การคัดเลือกดังกล่าวลูกค้าเป็นผู้กำหนดให้แล้ว ดังนั้นเมื่อวาง ระบบโดยไม่นึกถึงสภาพความเป็นจริงที่เผชิญอยู่ จึงทำให้เกิดภาระใน การทำงาน หรือสามารถเรียกได้เลยว่าเป็น “Non-valued Activity” ซึ่งถ้าเกิดกิจกรรมแบบนี้เป็นจำนวนมากในองค์กรรับรองได้ค่ะว่า อนาคตท่าจะไม่รอดเพราะปัจจุบันก็เป็นที่ทราบว่ามีการแข่งขันทาง ธุรกิจอย่างรุนแรง ถ้าเราไม่สามารถที่จะควบคุมต้นทุนในการทำงานได้ ก็จะเสียเปรียบต่อคู่แข่ง

         2. จัดระบบโดยไม่คำนึงถึงความจำเป็น เช่น บริษัทใหม่ๆ สิ่งที่ ต้องการอันดับแรก คือลูกค้าเพื่อทำให้มีรายได้เข้าบริษัทส่วน Capacity (ความสามารถในการผลิต) แน่นอนว่ายังเหลือมากมายไม่ต้องกังวลว่าถ้าจัดระบบแบบเก่าๆ อาจต้องกำหนดระบบตรวจสอบความสามารถ ในการรับ Order อย่างเข้มงวด เลยต้องเอาเงินมาลงทุนกับ Software การ Planning ราคาเป็นล้าน เสียเงินโดยใช่เหตุ

         3.จัดระบบโดยไม่นึกถึงความเสี่ยงขององค์กร เช่น ปัจจุบันคู่แข่ง พัฒนาการบริหารให้ลดต้นทุนโดยเน้นการควบคุมให้เกิด stock น้อย ที่สุด แต่เราต้องทำให้การส่งมอบทันเวลา 100 % เพราะกำหนดเป็น เป้าหมายไว้ จึงต้องทำ stock ไว้มหาศาล ไม่มีการกำหนดระดับการ ควบคุม stock ที่เหมาะสมไว้เลย แน่นอนค่ะว่าเราเอาชนะคู่แข่งรายนี้ ไม่ได้แน่ๆ
 

ISO 9001:2008

              เป็นอย่างไรบ้างคะ แค่เหตุผล 3ข้อนี้ก็ทำให้เห็นความจำเป็นที่ ต้องมีการปรับเนื้อหาในมาตรฐาน ISO9001:2000 แล้ว แต่อย่าเพิ่ง ตกอกตกใจว่าคงต้องเปลี่ยนอะไรเยอะเลย เดี๋ยวสมศรีจะแจกแจงราย ละเอียดให้ฟัง จริงๆ ถ้าเรามองการจัดระบบคือการทำตามตัวอักษรที่ ปรากฏในข้อกำหนด ซึ่งสมศรีขอเรียกว่ากลุ่ม Non creative ก็จะบอก ว่าเปลี่ยนนิดเดียว เดี๋ยวไปแก้เอกสารนิดเดียวก็เสร็จแล้ว แต่ถ้าเป็น กลุ่มที่เข้าใจหลักการบริหารพอมาดูเนื้อหาของ ISO new version จะเห็นว่า อืม! เขาให้เราปรับเปลี่ยนแนวคิดในการจัดทำ ISO เลยนะ ไม่ได้มองแค่ตัวอักษรในข้อกำหนดแล้วจัดระบบอย่างไร้ความคิด กลุ่มที่คิดได้แบบนี้ สมศรีขอเรียกว่ากลุ่ม Creative ก็แล้วกัน

          ทีนี้เรามาดูรายละเอียดหลักที่เปลี่ยนดีกว่า สิ่งสำคัญที่ทำให้เกิด การปรับเปลี่ยนแนวคิดสำหรับการจัดระบบ อยู่ในข้อ 0.1 ค่ะซึ่งเป็นข้อ ที่เราไม่สนเลยใช่ไหม เพราะเราจะไปให้ความสนใจตั้งแต่ข้อ 4 ไปถึง 8 ที่เราจะมองว่าเกี่ยวกับการทำงานของเราขอบอกเลยว่าถ้ามีข้อกำหนด อยู่ในมือให้อ่านรายละเอียดนำด้วย แล้วเราจะได้จัดระบบแบบสร้างสรรค์ (Creative) ไงคะ

             ในข้อ 0.1 มีการปรับเปลี่ยนเพิ่มประโยคที่ว่า ......its business environment, changes in that environment, or risks associated with that environment; ซึ่ง ถ้าแปลความจากทั้งหัวข้อก็บอกได้ว่า จะจัดระบบให้คำนึงถึงสภาพทางแวดล้อมของธุรกิจการเปลี่ยนแปลง ของสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ และความเสี่ยง แค่คำพูดแค่นี้ก็เปลี่ยน เนื้อหาตั้งแต่ข้อ 4 ไปข้อ 8 แล้วค่ะ เพียงแต่ไม่ได้เปลี่ยนตัวอักษรแต่ให้ เปลี่ยนความคิดว่าการจัดระบบอย่างทำไปโดยคำสั่งที่ไร้เหตุผลเดี๋ยว จะเป็นภาระในการทำงานเหมือนที่ยกตัวอย่างไว้ตั้งแต่ต้นเรื่อง ในเรื่อง การประเมิน Supplier รายใหม่ เพื่อนๆ พอเห็นภาพแล้วใช่ไหมคะ 

                นอกจากนี้ก็มีการเพิ่มการใช้คำว่า “Where Applicable” เข้ามา ในบางข้อกำหนด เช่น เรื่องของการอบรมคือ ....where applicable, provide training or take other actions to achieve the necessary competence, ... ความหมายก็คือ ให้เตรียมการอบรมหรือกิจกรรม อื่นๆ ที่จะทำให้คนที่เกี่ยวข้องกับการทำงานด้านคุณภาพมีความสา มารถเท่าที่สามารถทำได้ ทำไมเป็นเช่นนั้นเพราะเขารับทราบปัญหาที่ เกิดขึ้นจากการจัดระบบการอบรมไงคะเพื่อนๆ หลายคนคงไม่มีใคร ปฏิเสธว่าระบบการอบรมในปัจจุบันเป็นปัญหาพอสมควรด้วยบันทึกที่มากมายก่ายกอง ทั้งการหาความต้องการในการอบรม (Training need) แผนการอบรมประจำปี ข้อสอบในการประเมินต่างๆ ซึ่งบางคน ยอมรับตรงๆ ว่า make ข้อมูลล้วนๆ เพื่อให้ Auditor มาตรวจแล้วไม่ พบปัญหาซึ่งก็ถือว่าเป็น non-value activityที่ ไม่เกิดประโยชน์อะไรเลย บางองค์กรบอกว่าทำกันจริงๆ ข้อมูลจริงทุกอย่างแต่ก็ตอบกันไม่ได้ว่า ทำแล้วคนเก่งขึ้น หรือมีจิตสำนึกที่มากขึ้นหรือไม่ ดังนั้นการที่กำหนด คำว่า “Where applicable” เข้า มาในข้อกำหนดมีจุดประสงค์เพื่อให้ เกิดความเป็นอิสระทางความคิด ในการจัดระบบเพื่อให้บรรลุวัตถุ ประสงค์ของข้อกำหนดและทำให้เกิดประโยชน์ต่อองค์กรมากที่สุด

  

                     ส่วนข้อกำหนดที่ให้อิสระทางความคิดมากขึ้นคือเรื่องการควบ คุมสิ่งที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดในข้อ 8.3 มีการเพิ่มเติมว่า Where practicable, The organization shall deal with nonconforming product by one or more of the following ways ....... ความหมายก็ ไม่ต่างกันมากค่ะคือแปลว่าให้ทำเท่าที่องค์กรสามารถที่จะทำได้ เพราะ ในปัจจุบันระบบการควบคุม NC มีบันทึกที่เกิดขึ้นมามากมายจนเป็น ภาระในการทำงานและเสี่ยงต่อการผิดพลาดเพราะคนเอาเวลามา นั่งเขียนบันทึกกันเยอะจนเสียสมาธิในการปฏิบัติจริงที่บอกว่าบันทึก เยอะๆ นี่มันอะไรกัน ตัวอย่างเช่น ในอดีตพอพบปัญหางานเสียก็บันทึก ในใบงานการผลิต แต่ปัจจุบันต้องมานั่งเขียนแบบฟอร์มบันทึกงานเสีย จากนั้นต้องมานั่งเขียน Label NC แล้ว ต้องมานั่งเขียนใบขออนุมัติการ จัดการวุ่นวายไปหมด แทนที่จะเอาเวลามาคอยระมัดระวังในการทำงาน ส่วนข้อกำหนดอื่นๆ ที่เปลี่ยนแปลงก็จะเน้นให้ทำงานสะดวกขึ้น โดยให้อิสระในความคิด ดังนั้นเพื่อนๆ คงพอหาคำตอบได้แล้วนะคะ กับคำถามที่ว่า ISO 9001:2008 เปลี่ยนไปจากเดิมเยอะไหม บางท่าน อาจบอกว่าสบายแล้วไม่ต้องปรับอะไรเลย ชิวๆ แต่สมศรีคิดว่าไม่ ง่ายหรอก เพราะเป็นการปรับเปลี่ยนความคิดชุดใหญ่เชียวล่ะ แล้วการ เปลี่ยนแนวคิดคนไม่ใช่เรื่องง่ายนะคะ แต่ไม่เป็นไรค่ะเพื่อความรุ่งโรจน์ ขององค์กรต้องสู้ต่อไป

 

             ทีนี้สำหรับการเตรียมตัวของผู้ที่รับรองระบบแล้วไม่ต้องกังวลค่ะ เดี๋ยวสถาบันรับรองที่ท่านรับรองอยู่เขาจะแจ้งล่วงหน้าให้ท่านเตรียม ตัวแล้วจะตรวจเพิ่มหรือไม่ก็ขึ้นกับข้อกำหนดของแต่ละที่ ส่วนผู้ที่กำลัง ขอการรับรองเนื่องจาก Version ใหม่ยังไม่ประกาศใช้เป็นทางการก็ ต้องเป็น version เดิมก่อน ส่วนผู้ที่กำลังจัดระบบถ้าสามารถทำได้ใช้ แนวคิดของ version ใหม่มาปรับใช้ได้เลย จะเป็นประโยชน์ต่อองค์กร มากกว่า

โดย http://www.improvision21.com


       
สำนักงานคุณภาพ เบอร์ติดต่อ 043-227-422 ต่อ 2202
WEBMASTER Jirasak Namungjan
E-mail jirasak_98@hotmail.com